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Frais professionnels forfaitaires

Dans quelles limites les EPS peuvent-elles rembourser des frais professionnels aux salariés portés ?

Frais professionnels

2 formes principales de remboursement des frais professionnels sont possibles

  1. Le remboursement des dépenses réelles, sur justificatifs ;
  2. Le versement d’allocations forfaitaires, présumées utilisées conformément à leur objet 1 à concurrence des limites d’exonérations fixées par arrêté, et consultables sur le site de l’URSSAF s’agissant notamment :

Pour les allocations forfaitaires dont le montant dépasse les limites fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002, l’employeur doit justifier leur utilisation conformément à leur objet pour obtenir l’exonération de la fraction excédentaire.

L’URSSAF rappelle en tout état de cause que « les frais ne doivent pas être exagérés pour pouvoir être exemptés de cotisations » 3.

Les précisions du BOSS s’agissant des EPS

Le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS) précise 4 que l’EPS peut rembourser au salarié porté des indemnités de petits déplacements lorsqu’il est en mission sur le site de son entreprise.

Toutefois, si le salarié porté demeure plus de trois mois (soit plus de 55 jours de travail réalisés en continu) sur ce site, le BOSS considère que l’entreprise cliente devient le « lieu habituel de travail » du salarié porté. Le remboursement des indemnités de petit déplacement n’est alors plus exonéré de cotisations et de contributions sociales.

Le risque URSSAF

Si l’URSSAF considère que les sommes versées aux salariés n’ont pas été utilisées conformément aux règles qui encadrent les frais professionnels, elle procèdera à un redressement et les réintègrera dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Les bonnes pratiques

En cas de litige avec l’URSSAF, l’EPS supportera seule la charge de la preuve que les frais remboursés avaient un caractère professionnel et ont été pris en charge dans le respect des règles légales. Il est donc conseillé à l’EPS :

  • De demander au salarié porté, puis de conserver, le maximum de justificatifs possibles : lieu d’exécution de la prestation, carte grise du véhicule…
  • De veiller à ce que les frais dont le salarié porté demande le remboursement soient cohérents avec sa mission en portage

Sources

  1. BOSS-FP-120 : « Cette présomption d’utilisation conforme n’est établie que si l’indemnisation des dépenses exposées par le salarié est effectuée exclusivement sous forme d’une allocation forfaitaire et non si l’employeur procède également au paiement direct des dépenses. Dans ce dernier cas, l’employeur doit prouver que l’indemnité forfaitaire a été utilisée en totalité conformément à son objet ».
  2. BOSS-FP-390 : « les indemnités forfaitaires kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale. L’employeur doit cependant justifier de l’existence de déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres parcourus. En l’absence de pièce justificative établissant la nature, l’importance et la réalité des frais engagés par les salariés, les indemnités kilométriques seront intégrées dans l’assiette des cotisations et contributions sociales ».
  3. BOSS-FP-100
  4. BOSS-FP-290 et suivants